דוד גלפרין – יו”ר גיל גרופ
אף אחד מאיתנו לא נולד מנכ”ל או מנהל. ניהול בכל הרמות הוא משימה מורכבת, הדורשת יכולות גבוהות בתחומים רבים. ביניהם תחומים טכניים ומקצועיים, ניהול זמן, משא ומתן, יחסים, ועוד. הבשורה הטובה היא, שניתן ללמוד ניהול אפקטיבי.
הנה כמה כללים שיהפכו אותך למנהל יעיל ומוצלח יותר :
פתרון בבקשה! – אף פעם אל תקבל מידע מהעובדים או מספקים שלך, כתיאור בעיה בלבד. תמיד שיש איזו בעיה כמו למשל, הלקוח רוצה לעזוב, החומרים לא מוכנים בזמן, אי אפשר לספק את השירות כפי שהתחייבנו, תמיד יש לדרוש לקבל את המידע, בצירוף פתרון שמציעים העובדים.
למה זה יגרום? זה יחייב את העובדים בטווח הקצר, לחשוב על פתרון הולם לבעיה, מה שיחסוך לכם זמן ומחשבה ובטווח הארוך, העובדים ילמדו כבר, לא לפנות אליך עם בעיה, שהם יודעים כבר לפתור בכוחות עצמם.
לא להתפזר – דבר חשוב, לפחות בתחילת הדרך. כמה שפחות Multitasking למנהל זה פחות מתאים. אתם יכולים לדמיין לעצמכם את פיקאסו מצייר ביד אחת וביד השנייה משקיע בבורסה? על מנת להצליח יש להתמקד בדבר אחד ולא להתפזר, לכל מיני כיוונים. חשוב מאוד להשקיע המון, ללמוד כל נושא לעומק ולהתרכז בו. במשימות פשוטות ופחות חשובות כמו הכנת קפה, ניתן בהחלט לעשות במקביל עוד דברים אבל בדברים מהותיים חשוב להתרכז, על מנת להגיע לתוצאות.
לא לדחות קבלת החלטות – אם הגיעה אליכם הצעה לקידום העסק או רעיון, לביצוע שונה של משימה ואתם לא בטוחים בהחלטה ומרגישים שחסר לכם עוד נתונים או מידע על מנת לקבל החלטה מושכלת, אז אחד מהשניים: או שתשיגו את המידע הדרוש ותקבלו החלטה ואם אי אפשר בשום אופן להשיג את המידע, כי הוא לא קיים או לא מהימן מספיק התשובה פשוטה: ההחלטה היא לא!
מנהלים שהם חסרי יכולת קבלת החלטות, מאבדים מהר מאוד, את האמון שלהם מצד העובדים.
אל תבטיחו הבטחות – אל תבטיחו משהו, שאתם לא מסוגלים לקיים או לא בטוחים בו מספיק. אל תבטיחו לאנשים שיש מימון לפרויקט אם זה לא בטוח. אל תתחייבו על ביצוע משימה בזמן מסוים, אם אין לכם את המידע שמצביע שאכן זה יתקיים. אנשים רוצים ללכת, אחרי אדם שעומד במילה שלו והם יכולים לסמוך עליו. גם בפן האישי, מאוד לא נעים לעמוד מול האנשים ומול הציפיות והאכזבות.
לא הכל חייב להיות מושלם – אל תהיו יותר מידי פרפקציוניסטים – השאיפה לשלמות טוטאלית היא סוג של שיגוע. ברור לנו, שאי אפשר שהכל יהיה חשוב באותה מידה. בכל דבר יש עיקר ויש טפל באופן יחסי. תתארו לכם, שודדי בנק שיקפידו מאוד, שהכסף שהם שודדים יהיה מסודר בחבילות שוות ויפות וישקיעו בזה זמן או שמישהו ירצה להקליט הרצאה חשובה ויקפיד כל הזמן, לסדר את הכוסות על שולחן שמאחוריו בצורה שווה ויפה. הדבר המרכזי מאבד אז מחשיבותו.
הרבה אנשים מביאים את חברת ‘אפל’ כדוגמה לשלמות ופרפקציוניזם ואין הדבר נכון. הדגם הראשון של האייפון לא היה מושלם וכל פעם הם שידרגו אותו ושיפרו אותו. הוא היה מספיק טוב אז ומילא את תפקידו בעיני קהל היעד ולכן הוציאו אותו כך – לא מושלם. הם פשוט ידעו מה הדבר המרכזי והחשוב בעיני הצרכנים שלהם .
לסיים דברים קטנים – מבחינת המוח, כל משימה שיש לבצע תופסת מקום ותשומת לב וזה מסיט את האדם מביצוע הדברים החשובים יותר. דבר פשוט כמו לקנות משחת שיניים כשאתם כבר בחנות, עדיף לסיים את זה, לקנות וזהו. מומלץ לעשות רשימה של כל המשימות הפשוטות, אחת לשבוע ולקבוע זמן לסיים אותן, כדי ‘לסגור את הפינה’ ולא להעסיק את הראש, בדברים כאלה, מה שיגרום לריכוז רב יותר במשימות החשובות.
לתכנן ולרשום ביומן – חשוב מאוד להיות מתוכננים ולרשום כל דבר ביומן. מומלץ יומן של גוגל, שהוא ניתן לשיתוף, עם העובדים והקולגות כך ניתן לראות מתי המנהל פנוי או לא ולקבוע לו פגישות בהתאם או להציע לו הצעת ייעול. חשוב לרשום ביומן, כל דבר, שלוקח זמן אפילו ארוחת צהריים. ככה שום דבר לא יתפספס ותוכלו לנצל את הזמן ביעילות .
תעריכו את הזמן שלכם – הזמן שלכם, בעלי העסקים והמנהלים, שווה המון! חינכו אותנו להעריך את הזמן של אחרים, לעיתים על חשבון הזמן שלנו וזו טעות. גם אם מישהו מבקש עזרה שלוקחת רק 10 דקות מזמנכם ונכון שחשוב לעזור לו, צריך לראות, על חשבון מה זה בא. האם זה בא על חשבון דבר שהתחייבתם אליו, כלפי בני משפחה או קולגות? יש לשקול כל פעולה כזאת ולראות מה תפסידו כתוצאה מזה.
קחו עוזר אישי – מאוד משתלם לקחת עובד שיחסוך לכם זמן. ישנן משימות קטנות ופשוטות הדורשות זמן רב והתעסקות אבל לא דורשות שום מומחיות. משימות כגון: לקבוע פגישות, להזמין כרטיסי טיסה, תיאום סידורי נסיעות, הזמנת מקום במלון או מסעדה וכו’. למשימות מעין אילו, מומלץ לקחת עוזרים אישיים מאשר לבזבז את זמן המנהל היקר שהוא יכול להשקיע בו לפיתוח העסק.
תתרכזו במה שרלוונטי – כל דבר שכבר לא רלוונטי עדיף לעזוב. עדיף להתרכז בדברים אקטואליים יותר שיכולים להניב פירות, מאשר בדברים שהחשיבות שלהם כבר פגה ואין בהם תועלת.
ללא ספק ניהול נכון, חכם ויעיל של העסק יביא כל מנהל לפיתוח, צמיחה והזנקת החברה קדימה אל יעדים חדשים והגשמת מטרות. בהצלחה!
בכל דבר ועניין תמיד לרשותכם
דוד גלפרין- יו”ר ובעלים
050-6658490
